完整情境演練
期末覆核發現一張假設金額 HK$12,600 的供應商發票可能被輸入兩次;其中一筆已付款,另一筆仍在付款隊列。憑證的發票編號相近,付款期限就在今天。你會如何處理?
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我會先按批准流程暫停尚未付款的項目(如我的系統權限允許),但不會未經授權便沖銷或刪除已入賬交易。我會比較原始發票、採購或服務憑證、供應商編號、金額、批核資料、分類賬分錄及付款狀態,記錄哪些識別資料一致、哪些不同,並保留原始文件。我會即時通知指定覆核人,說明疑似重複項目仍在付款隊列及今天的期限,請對方按機構監控決定是否暫緩或更正。只有取得支持憑證及批准後,我才更新對賬紀錄和採取更正行動。我亦會檢查本期其他位置有否相同參考編號,並匯報結果。這樣可控制付款風險,同時把憑證和決定交由獲授權人員處理。
接着試答追問
- 哪些憑證有助分辨重複發票與兩筆合理交易?
- 你會如何交代迫切期限,同時避免催促覆核人跳過監控?
自評你的答案
- 我有否先確認憑證才提出調整?
- 我有否分清自身可做的步驟與須批核的決定?
- 我有否說明紀錄、負責人及跟進安排?