完整情境演練
你正協調一場公眾資訊活動。登記試算表顯示 42 人,但來源表格似乎有兩筆重複紀錄。場地預訂期限是今天,同事要求你確認較高人數。你會怎樣處理?
先口述你的答案,再打開示範。
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未對妥紀錄前,我不會把 42 人說成已核實數字。我會確認統計截止時間,按批准識別資料逐項比較登記項目,判斷兩筆相同紀錄是兩個不同登記,還是重複輸入,並保留來源及點算方法。由於場地期限在今天,我會告知活動負責人正在核查,並提供盡快更新的時間。如需先作暫定容量決定,我會提供已核實的最低人數並說明未解項目,讓獲授權主管選擇合適方案。我會再查看場地是否可在批准範圍內容納合理緩衝,不會自行作出超權承諾。人數確認後,我會更新試算表、記錄更正,並把協定數字交予訂場聯絡人。這樣既能及時協調,也確保數字準確、決策權清楚。
接着試答追問
- 兩筆紀錄拼法不同但聯絡資料相同時,你會怎樣核實?
- 你會如何向活動負責人交代暫定人數?
自評你的答案
- 我有否在確認數字前核實來源及方法?
- 我有否及早溝通期限及不確定性?
- 容量決定有否交由獲授權負責人?