完整情境演练
期末复核发现一张假设金额 HK$12,600 的供应商发票可能被输入两次;其中一笔已付款,另一笔仍在付款队列。凭证的发票编号相近,付款期限就在今天。你会如何处理?
先口述你的答案,再打开示范。
查看示范作答
我会先按批准流程暂停尚未付款的项目(如我的系统权限允许),但不会未经授权便冲销或删除已入账交易。我会比较原始发票、采购或服务凭证、供应商编号、金额、批准资料、分类账分录及付款状态,记录哪些识别资料一致、哪些不同,并保留原始文件。我会立即通知指定复核人,说明疑似重复项目仍在付款队列及今天的期限,请对方按机构监控决定是否暂缓或更正。只有取得支持凭证及批准后,我才更新对账记录和采取更正行动。我也会检查本期其他位置是否有相同参考编号,并汇报结果。这样可以控制付款风险,同时把凭证和决定交由获授权人员处理。
接着试答追问
- 哪些凭证有助区分重复发票与两笔合理交易?
- 你会如何交代紧迫期限,同时避免催促复核人跳过监控?
自评你的答案
- 我是否先确认凭证才提出调整?
- 我是否分清自身可做的步骤与须批准的决定?
- 我是否说明记录、负责人及跟进安排?