完整情境演練
在押人士表示一項已安排的支援活動沒有舉行,並問這是否代表其申請被拒。同事建議你把活動記作已完成,令每週紀錄整齊。你會怎樣回應?
先口述你的答案,再打開示範。
查看示範作答
若批准的來源紀錄不支持,我不會把活動記作已完成。我會聆聽當事人的疑問,承認他希望獲得清楚說明,並解釋自己無權決定其申請獲批或被拒。我會在職責範圍內查看日程及可用紀錄,分開記下親身觀察和別人告知的資料,再按批准程序標示差異。我會把結果問題轉交獲授權職員,確認誰會跟進,但不承諾自己無法控制的結果或時間。我會將同事要求更改紀錄一事及客觀背景告知主管,不會指控對方或自行調查。任何所需匯報都會透過指定渠道辦理,並保障機密資料。這樣能維持紀錄準確、尊重當事人,亦讓決定交由適當權限人員處理。
接着試答追問
- 若當事人堅持要你立即確認結果,你會怎樣說?
- 你會如何匯報同事的建議,而不把它變成無根據指控?
自評你的答案
- 我有否阻止無憑證更改紀錄?
- 我有否分清自身角色與獲授權決策者?
- 我有否指出尊重的跟進及匯報途徑?